Le ministre de l’Économie et du Commerce extérieur, Étienne Schneider, a présenté le 21 janvier 2013 le projet de loi relatif à l’archivage électronique.

 

• Le cadre législatif actuel relatif à la dématérialisation et à la conservation de documents sous forme numérique remonte à la loi et au règlement grand-ducal du 22 décembre 1986. Bien que novateurs à l'époque, ces textes sont aujourd'hui datés et ne correspondent plus aux réalités technologiques et organisationnelles actuelles.
• À titre d'illustration, s'il est toujours vrai qu'une archive dématérialisée doit être durable dans le temps, les moyens de garantir cette qualité ont considérablement évolué depuis 1986. Devenu obsolète, le cadre législatif de 1986 ne permettait pas aux acteurs économiques de profiter pleinement des technologies de l'information actuels ce qui a rendu nécessaire un aménagement du droit de la preuve pour s'adapter aux exigences de la société de l'information.
• L’article 1333 du Code civil énonce que lorsque le contrat ou acte sous-seing-privé persiste en version originale, donc en version papier, celle-ci fait foi. Le projet de loi exclu donc du champ d’application de l’article 1333 du Code civil, les documents visés au présent projet et qui auront la même valeur probante, qu’ils se trouvent sur papier ou sous format électronique à condition que le processus de dématérialisation ait respecté des conditions énumérées par règlement grand-ducal.
• Objectifs et enjeux
• Les objectifs principaux du projet de loi sont de moderniser les règles relatives à la dématérialisation de certains documents et la conservation des documents sous forme numérique, ainsi que de créer une nouvelle activité appelée l'activité de «prestataire de services de dématérialisation ou de conservation» (PSDC).
• Les enjeux sont donc multiples et visent à:
• reconnaître la valeur juridique des documents dématérialisés et, sous certaines conditions, présumer de leur conformité à l'original ;
• établir un niveau d'exigence élevé afin d'assurer que les archives dématérialisées soient fiables et durables; et
• organiser l'activité de PSDC.

 

Par les aspects de dématérialisation de ce projet de loi sont directement concernés : les actes sous-seing-privés visés par l’article 1334 du Code civil (en pratique les contrats) ainsi que les documents qui tombent sous l’article 16 du Code de commerce.

 

La reconnaissance de la valeur juridique des documents dématérialisés doit être garantie par la loi pour fournir aux détenteurs de documents dématérialisés la sécurité juridique et la confiance nécessaires au développement de l'archivage électronique. Dans ce contexte, deux points importants sont inscrits dans le projet de loi. D'une part, les documents dématérialisés (et éventuellement conservés) par des PSDC, c'est-à-dire dans des conditions qui offrent des garanties suffisantes quant à leur conformité à l'original, doivent bénéficier d'une véritable présomption de conformité à l'original. D'autre part, les documents dématérialisés et conservés conformément aux prescriptions légales et réglementaires applicables ne doivent pas être susceptibles d'être rejetés par le juge par le simple fait qu'ils se présentent sous forme électronique ou qu'il subsiste un original papier (comme cela ressort aujourd’hui encore implicitement de l'article 1333 du Code civil).

 

Il apparait cependant nécessaire que pour bénéficier d'une telle reconnaissance, le processus de dématérialisation et de conservation réponde à des exigences techniques et organisationnelles sérieuses quant à la fiabilité et la durabilité des archives. Ces exigences seront traduites par des critères fixés par règlement grand-ducal.

 

Enfin, les entreprises qui auront une activité de dématérialisation ou de conservation pourront obtenir le statut de PSDC en se faisant certifier et en notifiant leur certification à l’ILNAS. Ce principe vaut également pour les administrations publiques, services de l’État ou communes qui feront de l’archivage électronique au sein et pour le compte de l’État ou des communes. La validation de la notification par l’ILNAS et son inscription sur une liste ad hoc donneront aux entreprises concernées le droit d’utiliser le statut de PSDC et démontreront leur sérieux en garantissant la mise en place et le maintien par ces derniers de procédures de dématérialisation ou de conservation. Les documents dématérialisés ou conservés par un PSDC bénéficieront automatiquement de la présomption d'équivalence à l'original dématérialisé.

 

A noter que les PSDC qui désireront prester ces services pour les acteurs du secteur financier devront en plus demander un agrément PSF auprès de la CSSF. Les 4 statuts actuels de PSF (articles 29-1à 29-4 de la loi relative au secteur financier) ne couvrant pas ces nouvelles activités de dématérialisation et de conservation, deux nouveaux statuts de PSF y relatifs ont été créés (articles 29-5 et 29-6).

 

Dans un contexte plus global, cette nouvelle législation ainsi que la mise en place de l’activité de PSDC constituent un double avantage. Au niveau national, il s’agit d’une importante simplification des procédures administratives électroniques et, au niveau des infrastructures technologiques, au-delà des datacenters de dernière génération et des connexions Internet vers l’étranger ultra-performantes, d’un nouvel argument fort pour des entreprises multinationales cherchant à rassembler et à centraliser leurs archives électroniques dans un seul pays afin d’en garantir une meilleure gestion, donc une baisse des coûts et une sécurité accrue.