La loi sur l’archivage électronique au
Luxembourg aura trois impacts majeurs. Elle va donner naissance à un nombre restreint d’opérateurs certifiés, créer par là un marché attractif pour l’archivage électronique au Luxembourg. Enfin,
elle va permettre aux entreprises de renverser la charge de la preuve.
Le projet de loi N°6543 déposé à la Chambre des députés le 13 février 2013 relatif à l’archivage électronique va permettre à des
opérateurs certifiés par l’ILNAS d’obtenir le statut de Prestataires de Services de Dématérialisation ou de Conservation (PSDC). Ils pourront alors, sous réserve du respect d’un cahier des
charges très strict, mettre en œuvre les moyens appropriés pour numériser les documents, en conserver la version électronique puis détruire les originaux papiers, avec les économies d’espace et de
manutention que l’on imagine ! Les copies numériques ainsi créées seront présumées être conformes aux originaux. C’est un point essentiel qu’on n’évoque pas souvent : les entreprises faisant appel à
ces PSDC bénéficieront d’un renversement de la preuve au bénéfice de la copie électronique. La loi reconnaît la copie numérique comme valable. En cas de litige, la justice devra appliquer cette
présomption de conformité de la copie à l’original : il incombera à la partie adverse de démontrer que la copie n’est pas conforme. Last but not least : le juge ne pourra plus rejeter comme
mode de preuve une copie, même si la version originale du document existe encore, ce encore une fois si la copie a été effectuée et conservée selon les règles : c’est la clé de voûte du projet de loi
!
Inscrit dans la
loi
Le Luxembourg inscrit donc dans la loi une norme d’archivage électronique très souvent galvaudée. Combien de fois n’entends-je pas
parler d’archivage légal alors qu’il ne s’agit juste que d’une solution plus ou moins probante. Le processus à suivre par les opérateurs intéressés a une composante technique, qui définit de
façon très rigoureuse la façon dont on doit dématérialiser, conserver et accéder aux documents. Il comprend aussi tout un volet organisationnel et business. Dans un premier temps, les
prestataires feront l’objet d’audits annuels réalisés par des professionnels eux-mêmes accrédités par l’ILNAS. Celui-ci mettra en ligne un référentiel détaillant les choix techniques possibles.
Les PSDC auront la liberté de ceux-ci, avec en contrepartie une obligation de transparence sur ces choix vis-à-vis de leurs clients. Les PSDC auront l’obligation de les informer sur les
conditions et modalités de la numérisation et de la conservation. En cas de cessation d’activité, ils auront encore celle d’assurer le transfert des documents électroniques en leur possession
vers un autre opérateur certifié.
Issu à plus de 80 % de la norme
ISO 27001
Le cahier des charges à suivre n’a pas été conçu « from scratch ». Il part, à plus de 80 %, de la norme ISO 27001. Cette «
Règle technique d’exigence et de mesures pour la certification » des PSDC aura un impact très important sur l’ensemble de leur organisation, tant technique que business. Elle va créer un cadre
unique et très rigoureux pour l’archivage électronique légal. De par l’adoption de règles parmi les plus contraignantes en Europe, le Luxembourg devrait devenir un espace très attrayant pour des
groupes internationaux susceptibles de centraliser leurs archives numériques dans le Grand-Duché, à des fins d’efficacité, de modernité et de réduction des coûts. Tout comme le label PSF a
permis de valoriser l’image des établissements financiers, la certification PSDC pourrait bien donner une longueur d’avance au marché luxembourgeois de l’archivage électronique.
Source : Retrouvez l'article de R.Vanderoost à l'adresse suivante: http://ictexpertsluxembourg.lu/archivage-legal-electronique-psdc-renverser-charge-preuve/